Asetettujen huoltovarmuustavoitteiden toteuttaminen edellyttää valmiussuunnittelua ja varautumistoimenpiteitä hallinnossa ja energiantuotannossa sekä kriittisten materiaalien, kuten tuontipolttoaineiden yrityskohtaista velvoitevarastointia ja valtion varmuusvarastointia.

Poikkeusolojen energiahuollon valmiussuunnittelusta vastaavat energiahuoltosektori ja voimatalous- ja öljypoolit jaostoineen ja organisaatioineen.

Tuontipolttoaineiden käytön turvaaminen perustuu toisaalta polttoaineiden tuontia ja jakelua harjoittavien yritysten valmiuteen jatkaa toimintaansa poikkeusoloissa, ennalta luotuihin valmiuksiin säästää ja säädellä polttoaineiden kulutusta sekä polttoaineiden varmuusvarastointiin.

Öljy- ja maakaasualan valmiussuunnittelusta vastaa öljypooli sekä sen ohessa toimiva maakaasujaosto

Yrityskohtaisen valmiussuunnittelun lisäksi pooli ylläpitää öljytuotteiden kuljetuksiin liittyviä valmiusjärjestelyjä. Pooli on öljyalan ja viranomaisten välinen yhteyselin, jossa ovat mukana Öljyalan Keskusliiton (ÖKL) jäsenyritykset sekä maakaasuhuollon osalta myös muut yritykset sikäli kuin siitä on niiden ja ÖKL:n kesken erikseen sovittu. Poolin muodostavat sitä johtava poolitoimikunta, poolin toimisto ja alan yritykset.

Poolin toimintaan voidaan kutsua osallistumaan myös muita ÖKL:on kuulumattomia yrityksiä ja tarpeen mukaan eri viranomaisia. Pooliin voi kuulua asiantuntijoita, työryhmiä ja muita alayksikköjä.

ÖKL:n jäsenyritykset ja muut edellä tarkoitetut tahot osallistuvat poolin toimintaan

• asettamalla tarpeen mukaan edustajansa poolin toimielimiin
• osallistumalla poolin järjestämään koulutukseen
• antamalla toimintaansa koskevia tietoja poolissa tehtävää valmistelua varten ja huoltovarmuuden ylläpitoa varten muutoinkin
• huolehtimalla yhtiökohtaisesta valmiussuunnittelusta poolin ohjauksessa sekä
• olemalla yhteistyössä tarpeen mukaan alueellisten ja paikallisten viranomaisten kanssa.

Pooli toimii Huoltovarmuuskeskuksen (HVK) hallituksen vahvistamien suunnitteluperusteiden ja valmiusasiakirjojen mukaan kiinteässä yhteistyössä HVK:n ja sen asettamien yhteyshenkilöiden kanssa. Poolin tehtävät on määritelty tarkemmin poolin toimintaohjeessa. Pooli mm. muodostaa oman toimialansa huoltovarmuuden tilannekuvan ja tekee esityksiä tarvittavien kehittämishankkeiden toimeenpanosta. Poikkeusoloissa pooli toimii HVK:n hallituksen erikseen antamien ohjeiden mukaan. Ohjeet on etukäteen yleisellä tasolla määritelty poolin toimintaohjeessa.

Poolin toimintaa johtaa poolitoimikunta, jossa on edustettuna öljyn jalostusta, öljytuotteiden maahantuontia, varastointia ja jakelua harjoittavat yhtiöt sekä maakaasujaosto. Poolitoimikuntaan kuuluvat henkilöt nimittää HVK:n hallitus ÖKL:n esityksestä.

Öljypoolilla on maakaasun huoltovarmuuskysymyksiä varten pysyvä maakaasujaosto, jossa ovat edustettuina maakaasun maahantuonti, öljyala, maakaasun käyttäjät yhdyskunnissa sekä maakaasua käyttävä teollisuus, Suomen Kaasuyhdistys ja HVK. Maakaasujaoston tehtävät on myös määritelty poolin toimintaohjeessa.